Política de privacidad

01En pocas palabras

• La aplicación registra el trabajo del día con fotos, hora y ubicación, para que cada gasto tenga respaldo.
• La ubicación se toma solo con la aplicación abierta, mientras se llena un registro. Nunca en segundo plano.
• Los datos viajan cifrados a los servidores que usa la empresa y solo se usan para su operación.
• No hay publicidad ni seguimiento de terceros, y los datos no se venden ni se ceden.
• Para cualquier consulta o pedido sobre sus datos: sistemas.grupovera@gmail.com.

02Quién es responsable de los datos

Grupo Vera, Ecuador, es el responsable del tratamiento de los datos de AquaMine.

Correo de contacto: sistemas.grupovera@gmail.com. Escriba a esa dirección para cualquier consulta sobre esta política o para ejercer los derechos que se explican más abajo.

03Qué datos trata la aplicación y para qué

Datos de la cuenta

Nombre, usuario y puesto (rol) de la persona, que registra la empresa al darle acceso. La contraseña la comprueba el servidor; la aplicación no la guarda en el teléfono. Después de entrar, el teléfono guarda la sesión para no pedir la contraseña cada vez, hasta que la persona cierra sesión. Sirven para saber quién hizo cada registro (cada carga, recepción, cobro o salida de bodega queda a nombre de quien la hizo) y para mostrarle a cada persona solo las funciones de su puesto.

Ubicación (GPS)

Latitud, longitud y precisión de la lectura; si la persona solo permite la ubicación aproximada, se guarda esa. Se toma solo con la aplicación abierta y en uso, mientras se llena un registro que la lleva: una carga de combustible, una recepción en la mina, una reposición de combustible fuera de la mina, el cobro de un recibo o una ficha del censo de personal. Sirve para dejar constancia de dónde se hizo cada registro: una foto sin lugar ni hora no prueba que el combustible se cargó o que llegó. La aplicación no pide el permiso de ubicación en segundo plano, no toma la ubicación con la aplicación cerrada y no la usa para seguir los recorridos de nadie.

Fotos y cámara

Las fotos que la persona toma con la cámara desde la aplicación: el surtidor, la factura, el odómetro, el camión, la recepción en la mina, el ticket de un peaje, la evidencia de una multa y, en el censo de personal y solo si se quiere, la foto de la persona o de su cédula. Cada foto se guarda con su fecha y hora, para respaldar el registro. La cámara también lee el código QR de los recibos y el código de barras de los materiales de bodega: en ese caso solo se usa el código leído, y la imagen no se guarda ni se envía. La aplicación no abre la galería, no lee otras fotos ni archivos del teléfono y no guarda sus fotos en la galería.

Firma en pantalla

La firma que la persona dibuja con el dedo al confirmar la llegada de un camión, al cobrar un recibo o, en el caso de la gerencia, al aprobar un anticipo. Se guarda como imagen junto al registro que firma, para dejar constancia de quién recibió, cobró o aprobó.

Datos del trabajo y de pagos

Lo que se registra en la operación: vehículos y placas, galones, precios, números de factura, gasolineras, horas de salida y de llegada, material que sale de la bodega, peajes, recibos cobrados, anticipos (a quién, por cuánto y su aprobación) y multas (a quién, el motivo, el monto y su evidencia). Sirven para llevar el control del combustible, de los pagos y del material, y para cumplir las obligaciones contables y laborales de la empresa. Para calcular un anticipo, la aplicación consulta el sueldo y la asistencia del mes de la persona que lo recibe. Para poder poner una multa sin señal, el teléfono de quien tiene ese permiso guarda una copia de la lista del personal con su cargo y su sueldo.

Datos del personal (censo)

Solo las personas con permiso de administración pueden llenar el censo de personal: nombre, número de cédula, cargo, teléfono, turno, tipo de seguro, fecha de ingreso, fechas del último descanso, si sigue trabajando, una observación y, solo si se quiere, una foto. Queda registrado quién levantó la ficha, cuándo y dónde. Sirven para corregir los datos con los que la empresa calcula turnos, descansos y pagos. Quien administra puede exportar el listado desde el teléfono como hoja de cálculo para compartirlo por el medio que elija; esa exportación la hace la persona, a mano, y la aplicación no la envía por su cuenta.

Identificador para notificaciones

Al entrar, la aplicación obtiene de Google (Firebase Cloud Messaging) y de Expo un código que identifica al teléfono para poder enviarle avisos, y lo guarda en la cuenta de la persona. No contiene su nombre ni su número de teléfono. Sirve para avisar al personal que lo necesita: por ejemplo, a quien recibe en la mina cuando un camión sale cargado (el aviso lleva la placa, los galones, la hora, la gasolinera y el nombre del conductor), o a la gerencia cuando hay un anticipo por aprobar (lleva el nombre de la persona y el monto). Si otra persona entra con su cuenta desde el mismo teléfono, el código pasa a la cuenta de esa persona, y deja de servir al desinstalar la aplicación. El permiso de notificaciones se puede negar: la aplicación funciona igual, pero ese teléfono no recibe los avisos.

Datos técnicos

Al abrirse, y al volver a primer plano, la aplicación consulta al servicio de actualizaciones de Expo si hay una versión nueva. Esa consulta lleva la versión de la aplicación, el sistema operativo, el canal de actualizaciones, un identificador aleatorio de la instalación y la dirección IP del teléfono; no lleva el nombre de la persona ni datos de la operación. Los servidores de Supabase reciben la dirección IP y los datos técnicos de cada conexión, como cualquier servicio en internet. Sirven para entregar las actualizaciones y mantener el servicio funcionando.

Lector de códigos

Para leer códigos QR y de barras, la aplicación usa ML Kit de Google, que funciona dentro del teléfono. ML Kit envía a Google datos técnicos para diagnóstico y estadísticas de uso del lector: el modelo y el sistema del teléfono, datos de la aplicación, identificadores, tiempos de respuesta y códigos de error. No envía la imagen ni el código leído.

04Lo que la aplicación no hace

• No accede a los contactos, los mensajes, las llamadas, el calendario, el micrófono, la galería ni los archivos del teléfono.
• No toma la ubicación en segundo plano.
• No muestra publicidad, no usa el identificador de publicidad del teléfono y no incluye herramientas de analítica de uso ni de seguimiento de terceros. La única telemetría es la técnica del lector de códigos.
• No vende, alquila ni cede los datos, y no los usa para crear perfiles con fines comerciales.

05Dónde se guardan

La aplicación se usa en zonas sin cobertura. Lo que se registra en el campo, con sus fotos, se guarda primero en el teléfono y se sube solo cuando vuelve la señal. Al subirse, sale del teléfono. Para poder trabajar sin señal, el teléfono conserva además:

• un resumen de los últimos 200 registros subidos, sin las fotos, para consultar el historial;
• copias de las listas de trabajo (vehículos, personal, precios, catálogos y ajustes), que se renuevan cuando hay señal;
• en el teléfono de quien administra, las fichas del censo, hasta que las borre desde la aplicación.

Todo esto se borra al desinstalar la aplicación o al borrar sus datos desde los ajustes del teléfono. Cerrar sesión borra la sesión guardada, pero no esos registros.

Una vez subidos, los datos se guardan en los servidores de Supabase, el proveedor de base de datos y de almacenamiento de archivos que usa la empresa. Los datos viajan cifrados (HTTPS). Las fotos y las firmas se guardan en su almacenamiento de archivos, cada una con una dirección única que solo aparece dentro del sistema. Los registros se consultan desde la aplicación y desde el sistema web interno de la empresa, los dos con usuario y contraseña.

Los servidores de los proveedores pueden estar fuera del Ecuador. Los datos se envían a ellos solo para prestar el servicio que describe esta política.

06Con quién se comparten

Dentro de la empresa

Con el personal autorizado según su puesto: la gerencia, la administración, la recepción en la mina, la bodega y quien se encarga de los pagos. La aplicación le muestra a cada persona solo lo que corresponde a su puesto; por ejemplo, un conductor ve solo sus propios viajes.

Proveedores

Solo los que hacen funcionar la aplicación, y solo para eso: Supabase (base de datos y archivos), Expo (entrega de actualizaciones y envío de notificaciones) y Google, a través de Firebase Cloud Messaging (entrega de notificaciones en Android) y de ML Kit (lector de códigos). Cada uno trata los datos según sus propias condiciones de servicio y de privacidad.

Autoridades

Solo cuando la ley lo exija.

Fuera de estos casos, los datos no se comparten con nadie.

07Cuánto tiempo se conservan

Registros de la operación

Combustible, recepciones, cobros, anticipos, multas, peajes y bodega, con sus fotos y firmas: respaldan movimientos de dinero y obligaciones contables, tributarias y laborales, y se conservan siete años, el plazo que exige la normativa tributaria del Ecuador. No se borran desde la aplicación: cuando hay un error, el registro se anula y queda constancia de quién lo anuló y por qué.

Datos de la cuenta

Mientras la persona trabaje con la empresa. Cuando deja de hacerlo, se le cierra el acceso; su nombre sigue en los registros que hizo o firmó.

Datos del censo de personal

Mientras dure la relación laboral y, después, el tiempo que exijan las normas laborales y de seguridad social. La foto opcional se borra si la persona lo pide.

Identificador para notificaciones

Hasta que otra persona entra desde ese teléfono, se desinstala la aplicación o la persona pide que se borre.

Datos guardados en el teléfono

Como se explica en la sección de dónde se guardan.

08Seguridad

• Las conexiones con los servidores van cifradas.
• Para usar la aplicación hace falta un usuario y una contraseña; la contraseña no se guarda en el teléfono.
• Los registros que respaldan un movimiento de dinero no se pueden borrar desde la aplicación.

Si pierde el teléfono o cree que alguien conoce su contraseña, avise de inmediato a la empresa. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, se lo comunicaremos como lo exige la ley.

09Sus derechos

De acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, quien usa la aplicación, y cualquier persona cuyos datos estén registrados en ella, puede pedir:

Acceso

Saber qué datos suyos hay y recibir una copia.

Rectificación y actualización

Que se corrija un dato equivocado o incompleto.

Eliminación

Que se borren los datos que ya no sean necesarios.

Oposición y suspensión

Que se deje de tratar un dato, en los casos que la ley permite.

Portabilidad

Recibir sus datos en un formato de uso común.

Cierre de la cuenta

Que se le cierre el acceso a la aplicación.

Para ejercerlos, escriba a sistemas.grupovera@gmail.com con su nombre y lo que pide. Responderemos en un plazo máximo de 15 días. Antes de entregar o cambiar datos, podemos pedirle que confirme su identidad. Los pasos para pedir el borrado, y lo que se borra y lo que se conserva, están en www.sistemasvj.com/aquamine/borrar-datos.

El derecho a borrar tiene un límite que conviene decir claro: los registros que respaldan un movimiento de dinero o el cumplimiento de una obligación laboral o tributaria se conservan aunque la persona deje la empresa, porque la empresa está obligada a poder mostrarlos. Sí se borran los datos que no cumplen esa función, como el identificador para notificaciones.

Si considera que no se atendió su pedido, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

10Menores de edad

La aplicación es para el personal de la empresa. No está dirigida a menores de 18 años y no se recogen a sabiendas datos de menores de edad.

11Cambios a esta política

Si esta política cambia, se actualizará la fecha de vigencia de esta página y se avisará al personal que usa la aplicación.